Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Согласно Постановлению Правительства РФ №225 от 16.04.2003, в случае возникновения недостатка места в основном документе, ответственный специалист отдела кадров обязан вшить в трудовую специальное дополнение — вкладыш.

Он представляет собой документ строго определенной законодательством формы, который обязан соответствовать стандартам, регламентируемым Правилами ведения и оформления трудовых книжек.

Вкладыш трудовой книжки

Что при этом категорически запрещено:

  • внесение данных, не поместившихся в базовых полях трудовой книжки на смежные поля, которые предназначены для иной информации;
  • вклеивание вкладышей произвольной формы или вкладышей, неподходящих под стандарты;
  • использование обычных чистых листов в качестве вкладышей;
  • использование вкладышей с ошибками или помарками и зачеркиваниями: они обязаны быть уничтожены по акту.

Таким образом, при необходимости, к примеру, продолжить ведение раздела, в котором содержатся сведения о работе, и который в основной трудовой полностью заполнен, кадровый специалист обязан приобрести в магазине канцелярии отпечатанный по стандартам трудового законодательства РФ вкладыш, а затем закрепить его нитками между задней частью обложки трудовой и последним листом.

Впоследствии, по регламенту кадровый работник может взыскать с персонала стоимость вшитого вкладыша.

Установлен четкий стандарт выпуска подобных вкладышей: он обязан иметь 46 страниц внутреннего содержания, иметь переплет в виде картонной обложки с элементами защиты. Регламентированный размер вкладыша для трудовой — 88х125 миллиметров. Приобрести подобный стандартный документ можно в любой точке продажи печатной продукции и канцелярских товаров.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку правильно

Даже у самых опытных работников кадровой службы могут возникнуть вопросы по поводу ведения вкладышей для трудовой книги. Чтобы минимизировать количество ошибок при заполнении основных граф вкладыша, необходимо изучить инструкции, представленные в Правилах ведения и заполнения трудовых книжек, и в точности руководствоваться их рекомендациями.

Что следует помнить во время процедуры оформлении вкладыша:

  1. Заполнение всех граф дополнения к трудовой книжке производится исключительно по факту предоставления работником необходимых для этого документов — паспорта гражданина РФ (вида на жительство) а также диплома или аттестата, подтверждающего уровень образования и квалификацию работника.
  2. После окончательного оформления и проверки, на первом листе трудовой следует указать, что дополнение существует в формате записи «Выдан вкладыш». Здесь же стоит указать его серию и номер. Также вместо этого допускается постановка штампа с нужной информацией размером 10х25 мм либо же выполнение и ручной записи, и постановка штампа одновременно.
  3. Фактическая дата заполнения вкладыша является в то же время официальной датой начала его действия.
  4. Первая страница вкладыша также содержит данные об ответственном сотруднике, заполнившем его.
  5. Вкладыш обязан быть подписан владельцем трудовой лично.
  6. После полного отражения данных о сотруднике, их следует перепроверить, а затем подшить вкладыш к трудовой книжке.
  7. Если же в трудовой один вкладыш уже есть, не беда: их количество не регламентировано, достаточно просто подшивать их в нужном порядке.

Изменение фамилии работника

Одна из самых частых процедур, с которыми сталкиваются кадровые работники — это внесение правок в трудовую книжку касательно личной информации о сотруднике. Основные правки такого рода касаются смены фамилии в результате заключения брака или же напротив — прохождения бракоразводной процедуры.

В основной трудовой этот вопрос решается достаточно просто: согласно постановлению №69 Министерства труда РФ, для корректировки ФИО сотрудника, необходимо перечеркнуть его тонкой чертой, после чего поверх вписать обновленную информацию.

Для вкладыша трудовой книжки алгоритм действий кадрового специалиста следующий:

  1. Изучить предоставленные сотрудником документы, призванные подтвердить изменения личных данных.
  2. На основании подобных свидетельств и вносятся корректировки одновременно на первый лист трудовой книжки и на аналогичный лист каждого дополнения к ней.
  3. На обратной стороне этого листа перечисляются все предоставленные документы, ставшие причиной для корректировки личных данных, проставляется их номер и дата выдачи, после чего запись заверяется при помощи официальной печати фирмы визируется ее директором или ответственным руководителем.

Запись о работе попала не в тот радел

Нередко кадровые специалисты допускают следующую ошибку: они продолжают вести записи, касающиеся работы в соседних полях, предназначенных для другой информации, например, данных о награждении. Исправить подобную ошибку можно, но сделать это необходимо, руководствуясь Правилами ведения и заполнения трудовых книжек (пункт 30).

Это значит, что обычное зачеркивание в некорректном разделе недопустимо. Вместо этого, следует произвести следующие манипуляции:

  1. Внесенной не в то поле записи присваивается порядковый номер, вне зависимости от того, цельной ли она является, или же просто продолжением ранее начатой записи в разделе о работе.
  2. В трудовой делается соответствующая пометка под некорректной записью о признании ее недействительной, завизированная личной подписью директора и скрепленная официальной печатью.
  3. Оформляется новый вкладыш, после чего в нужный раздел дополнения переносится некорректная часть записи.

Образец оформления

Процедура заполнения граф дополнения для трудовой не так сложна и страшна, как может показаться на неискушенный взгляд. Она начинается с изучения документов владельца трудовой, информация из которых постепенно переписывается вручную в соответствующие разделы дополнительного вкладыша. В готовом виде заполненный вкладыш выглядит так:

Заполненный вкладыш

Как вставить вкладыш в трудовую книжку

Чтобы подшить вкладыш-дополнение к трудовой книжке, необходимо первоначально заполнить его, согласно требованиям законодательства РФ, после чего при помощи ниток подшить к основному документу.

Четких рекомендаций или обязательных требований к месту подшивки, цвету или типу ниток для подшивания в Правилах заполнения и ведения трудовых книжек не существует, но следуя логике и удобству, преимущественно работники отделов кадров подшивают этот документ, в промежуток между задней обложкой и последним листом основной трудовой.

Последующие вкладыши, соответственно, подшиваются сразу за последним листом предыдущего вкладыша.

 Скачать форму вкладыша в формате MS Word.

Как внести запись в трудовую книжку о вкладыше

После заполнения всех полей и подшивания вкладыша, на титульном листе (а чаще, как показывает практика, на первой странице) предоставляются данные о нем.

Конкретно на деле это выглядит так:

  • Верхний правый угол титульного листа отводится под надпись «Выдан вкладыш, серия, номер».
  • По нормам, там же проставляется штамп о выдаче, указывается дата начала действия дополнения.
  • Согласно Правилам, без штампа запись, сделанная в ручном режиме, может быть сочтена недействительной, хотя на практике такое случается, когда фирма не имеет подобного штампа в принципе.
  • Штамп поставить можно не только на титульном листе. Практика показывает, что целесообразнее его проставлять на странице под номером 1 в трудовой.

Каким должен быть порядковый номер во вкладыше в трудовую книжку

Все внесенные данные в трудовой нумеруются по порядку, причем нумерация ведется параллельно в каждом разделе. Если возникла необходимость продолжать их ведение в дополнении к трудовой, нумерацию не следует начинать сначала: первая же отметка в «Сведениях о работе» будет иметь порядковый номер, следующий за последней записью того же раздела в основном документе. Аналогичная ситуация с разделом «Сведения о наградах».

Вкладыш в трудовую книжку имеет важное значение для любого работника, и подходить к его заполнению следует со всей ответственностью. Впрочем, не стоит забывать и о том, что сам по себе он не имеет никакой ценности, и только при наличии трудовой, к которой он подшит, приобретает юридическую силу.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars 0,00, (оценок: 0)
Loading...
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий