Срок хранения кадровых документов в организации

Что подразумевает хранение кадровых документов

Если рассматривать процесс кадрового ведения дел, то туда включается, помимо фиксирования трудовых отношений с рабочими. Использование и хранение всех деловых бумаг для конкретной деятельности какого-либо предприятия, достоверность ценности документов и их передача в архивное хранение.

Такое хранение отличается от простого хранения управленческих бумаг. На каком законе основано хранение кадровых деловых бумаг? В первую очередь – это нормативный акт ФЗ, вступившего в силу 22.102004-ого года, №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Содержание:

Особенности в хранении кадровых документах ↓
Экспертиза ценности документов ↓
Итог деятельности экспертной комиссии ↓
Номенклатура и формирование дел ↓
Уничтожение документов ↓
Оформление дел и передача их на архивное хранение ↓

Что регулирует закон:

Отношения в сфере по осуществлению хранения, пользования, учёта и комплектации важных документов Архивного фонда РФ и иных документов из архива.
Отношения в сфере управленческой деятельности.

Особенности в хранении кадровых документах

Сроки и виды хранения:

Все кадровые документы имеют социальную значимость, ведь используются как подтверждение того или иного обстоятельства. Следовательно, большинство документов сохраняют на длительный или постоянный период времени.
Вся кадровая документация имеет археографическую и биографическую значимость, а также служит источником в общей статистике исторических процессов.
Особенности в хранении кадровых деловых бумаг для предприятия обуславливаются определенными вопросами по ограничению всеобщего доступа к таким бумагам, как удостоверяющими личность человека, и функциями в уменьшении поиска информации.

Два вида в хранении кадровых деловых бумаг:

текущий;
последующий.

Первый вид используется с момента создания деловой бумаги до конкретной передачи данного дела.

В свою очередь, текущее хранение бумаг делится ещё на две особенности:

Хранение уже осуществившихся документов.
Хранение бумаг в течение периода их использования.

Помните, что деловые бумаги в период их действия находятся у исполнителя, который обязан их хранить в отдельных папках (на таких папках содержится надпись «на подпись», «срочно» или другие).

Последовательность в осуществлении для текущего хранения личных дел:

В папках с пронумерованными листами и с прошивкой обычно хранятся бумажные личные дела.
Личные дела для рабочих, которые уже уволены, сохраняются в алфавитном порядке в архиве.
В текущем хранении деловых бумаг находятся только личные бумаги тех рабочих, которые работают на данном предприятии. После процесса увольнения личное дело рабочего убирается и позже попадает в архив.
Сверху обложки в личных делах нумеруют, то есть закрепляют номер конкретного дела от суммы всех дел.

Важно!

Все трудовые книжки сотрудников в любом предприятии должны храниться в сейфе главного управленца по отделу кадров. Хранятся там ещё – печать, бланки, различные штампы, ключи от других объектов, которые хранят иные документы. Все рабочие должны обязательно расписываться, когда получают копию или выписку из документов на руки. В конце рабочего дня, испорченные бланки и черновики удаляются. Для этого используют бумагорезательную машину.

Второй вид, то есть последующее хранение документов – это процесс проверки экспертизы значимости. Еще делается следующее:

Оформляются разные дела.
Производятся описи.
Собираются различные акты о разбавке документов, то есть документы, что нужно уничтожить.
Сдаются дела в архив предприятия.

Экспертиза ценности документов

Это процесс познания документов по основным характеристикам для выявления ценности и определения срока хранения.
Основные вопросы, которые должна решать экспертная комиссия:
- Осуществление самой экспертизы на ценность деловой бумаги.
- Осуществление отбора, подготовки деловых бумаг для передачи в государственное хранение.
- Осуществление в действие процесса экспертизы ценности документов в период подготовки для архивного хранения.

Важно!

С помощью приказа управляющего собирается экспертная комиссия из численности профессиональных работников (более 3 человек). Такая комиссия – совещательный орган, так как все решения фиксируются управляющим предприятия.

Итог деятельности экспертной комиссии

1. Распределяется на 4-е типа:

Подлежащие уничтожению из-за истечения срока хранения.
Временного хранения (от 1-ого до 10-ти лет).
Долговременного хранения (больше 10-ти лет).
Постоянного хранения.

Что составляется предприятиями, когда объявились итоги экспертизы ценности документов:

Список дел, которые находятся на постоянном хранении.
Список дел, которые находятся на временном хранении.
Список дел, которые находятся как по личному составу.
Акты, которые предусматривают уничтожение дел, не подлежащих хранению.

Помните! Перечень дел, произведенный как итог деятельности экспертной комиссии, закрепляется руководителем предприятия.

Номенклатура и формирование дел

Какая номенклатура должна вестись?

Должны быть составлены нормативные и правовые акты, которые контролируют процесс работы отделения кадров.
Положение о самом отделении кадров.
Должно быть расписание (штатное).
Должны присутствовать приказы о приёме на работу и увольнении сотрудников.
Должна быть переписка с иными предприятиями по вопросам о повышении квалификации, поиска новых кадров.
График отпусков рабочих.
Приказы о применении взысканий о дисциплине, поощрении.
Приказы о командировках.
Документы, которые используются для подготовки и переподготовке сотрудников.
Приказы по перенаправлению на другую работу или продвижению по карьере и т.д.

Важно!

Если какое-то предприятие захочет сдать документы в гос. хранение, то нужно будет согласовывать всю номенклатуру с экспертно-проверочной комиссией гос. архива. Вся номенклатура дел предприятия или организации оформляется на бланке, который сделан по стандарту.

Как происходит формирование дел:

Документы помещаются в одно дело, при этом эти документы соответствуют названию дела по содержанию (только исполненные документы).
Порядок расположения документов в конкретной последовательности (по хронологии или алфавиту).

Уничтожение документов

Помните! Без проведения экспертизы на ценность документов, осуществить уничтожение просто невозможно. Как говорилось выше, для этого создаётся специальная экспертная комиссия.