Правила заполнения трудовых книжек

Существуют определенные правила заполнения трудовых книжек, именно об этом мы подробно расскажем в данной статье.

Общие правила заполнения трудовой книжки

Послужной список ведет предприятие, на котором сотрудник проработал более 5 календарных дней, а также для таких категорий сотрудников, как:

  • Кадры принятые на временную работу, оформившими на предприятии временный трудовой договор.
  • Сезонный персонал, в случае если это их основное место работы.
  • Сотрудники, оформленные на постоянной основе.
  • Сотрудники вне штата, которые подлежат обязательному социальному страхованию.

Если на работу принимается сотрудник уже имеющий трудовой стаж, то формуляр должен находиться на руках человека и при оформлении на новое место работы он обязан ее предъявить сотрудникам кадрового отдела. Работники отдела кадров тщательно проверяют подлинность предоставленного им документа, правильность указания всех паспортных данных и информации с титульной страницы.

Заполненная трудовая книжка

Титульный лист в обязательном порядке должен иметь печать организации, которая заводила книжку на сотрудника и заполнение всей информации в соответствии с документами. Без наличия такой печати формуляр считается недействительным.

Если послужной список был утерян при хранении на предприятии, то работодатель обязан завести для сотрудника новый формуляр и внести в него соответствующую запись.

В случае если вновь поступивший сотрудник не имеет трудовой книжки, то персонал кадрового отдела заводит для него новую, которая храниться в архивах организации до момента его увольнения.

Стоит заметить что последняя запись в послужном списке должна свидетельствовать об увольнении с прежнего места трудоустройства, иначе запись о приеме сотрудника в штат невозможна пока факт увольнения не будет подтвержден посредством внесения соответствующей записи об увольнении.

Разделы

Бланк трудовой книжки состоит из трех разделов:

  • Данные о сотруднике.
  • Сведения о трудовой деятельности.
  • Награждения и информация о них.

В разделе №1 указывается личные данные: ФИО, дата рождения, информация о профессии и уровне образования владельца документа. На титульном листе обязательно должна быть подпись владельца и сотрудника отдела кадров организации на которой был заведен документ.

В разделе №2 указывается весь послужной список сотрудника, полная информация о приеме сотрудника в штат организации и увольнении, также указывается информация о предприятии работодателе. Записи в бланке ведутся без сокращений, даты записываются исключительно арабскими цифрами. Каждая запись обязательно имеет свой порядковый номер. Запись от разных работодателей заканчивается печатью его предприятия.

В разделе №3 отмечают все данные о награждениях которым был удостоен сотрудник. Сюда вносят записи о награждении почетными грамотами и дипломами, государственными наградами и другими видами поощрения, которые предусмотрены законодательными актами РФ.

Пошаговая инструкция заполнения трудовой книжки

Шаг 1. заполнение и проверка титульного листа

Работник кадрового отдела обязан быть предельно внимательным во время заполнения титульного листа . Также особое внимание он обязан уделить проверке информации содержащейся на титульной странице.

Содержание титульной страницы:

  1. ФИО владельца. Обязано соответствовать удостоверению личности и указываться полностью без каких-либо сокращений.
  2. Дата рождения.
  3. Уровень специализации и образования.
  4. Профессия или специальность.
  5. Дата заполнения титульной страницы.
  6. Подпись владельца послужного списка.
  7. Подпись должностного лица, заполняющего титульную страницу документа.
  8. Гербовая печать организации, которая заводит трудовую книжку для сотрудника.
Заполнение всех дат обязательно производится арабскими цифрами без сокращений. После тщательной проверки или заполнения титульной страницы сотрудник кадрового отдела может переходить к внесению записей о трудовой деятельности работника.

Шаг 2. Занесение записи

Не позднее пятого дня после принятия работника в штат организации в формуляре производится необходимая запись.

Правильно заполненный титульный лист

Трудовая книжка состоит из таких пронумерованных граф:

  • Номер записи по порядку.
  • Дата осуществления записи.
  • Запись о принятии работника в штат организации.
  • Указание документа, обосновывающего запись, его название и дата.

Записи производит работник, кадрового отдела уделяя максимум внимания правильности записываемой информации, аккуратно гелевой или перьевой ручкой чернилами черного или синего цвета. Все цифры, указываемые при записи должны быть арабскими. Не должно быть никаких сокращений.

Шаг 3. Записи о награждениях

При присвоении каких-либо награждений предусмотренных законами РФ и внутренним предписанием организации соответствующая запись делается в разделе формуляра под названием «награждения».

Все записи делают по общим правилам, за исключением записи в графе № 3. В ней делают уточнение типа награды и документа, который подтверждает ее присвоение.

Вкладыш используется в случае если в основной трудовой книжке больше нет места для записей. В таком случае работодатель заполняет вкладыш, который имеет собственную серию и номер их указывают на обложке или титульной странице на штампе «Вкладыш выдан».

Вкладыш вшивается в конце закончившейся трудовой книжки, на нем заполняется аналогичная титульная страница ведение записей, в том числе и нумерация, продолжается. Правильно зарегистрированный вкладыш является частью трудовой книжки.

Записи о совместительстве

О совместительстве записи вносятся в формуляр сотрудником отдела кадров на постоянном месте работы. На основании информации с места работы по совместительству. Запись о совместительстве необязательна и делается по желанию владельца трудовой книжки.

Порядок внесения записи о совместительстве состоит из таких пронумерованных граф:

  • Номер записи по порядку.
  • Дата приема в штаб предприятия по совместительству.
  • Указание должности, специализации и другое.
  • Указание документа, который стал основанием для записи.(Трудовой договор, приказ и так далее).

Исправления записей на титульном листе

Исправления могут производиться последним работодателем. Основанием для исправлений ФИО, даты рождения, а также специальности или профессии сотрудника являются удостоверение личности (паспорт), свидетельство о заключении брака или его расторжении и другое.

Исправления не имеющие отношения к образованию и специальности производятся таким путем: зачеркивается предыдущая запись одной чертой, затем вписываются новые данные. Затем необходимо сослаться на документ, который подтверждает законность внесенных изменений. Записывается ссылка на внутренней стороне обложки бланка трудовой книги. Также ставится печать организации вносящей изменения и дата и подпись должностного лица.

Внесение изменений, касающихся образования или специализации, производятся без зачеркивания предыдущих записей. На внутренней стороне обложки указывают документ, обосновывающий новую запись, дата и подпись должностного лица, печать предприятия.

Частые ошибки при заполнении трудовой книжки:

  • Ошибочное написание ФИО, даты рождения и другой личной информации. Довольно часто встречаются опечатки и недостаточно ясное написание идентификационных данных сотрудника.
  • Отсутствие подписи владельца трудовой книжки или должностного лица.
  • Сотрудник отдела кадров должен проверять правильность заполнения документа максимально внимательно и только после этого ставить свою подпись на нем. Работник обязан присутствовать при заполнении и только после проверки подлинности внесенной информации ставить свою подпись.
  • Ошибки при внесении какого-либо рода сведений о работе сотрудника.
  • Отсутствие оттиска штампа отдела кадров и даты оформления записи.
Без печати все записи и внесенные изменения считаются недействительными.

Исправления записей

Чаще всего исправления касаются данных о работе и полученных награждениях. Исправления производятся после признания предыдущей записи недействительной. Затем вносится новая верная запись и указывается документ, являющийся основанием для ее внесения. Зачеркивания записей не производится, а указывается номер и дата записи, которая должна считаться недействительной.

Уничтожение испорченных бланков

В случае грубых ошибок в заполнении бланков трудовой книжки их можно утилизировать.

Утилизирование, может проводиться двумя способами:

  • Измельчение документа с помощью специального аппарата (шредирование).
  • Сжигание испорченного бланка в котельной.
После утилизации документа составляется Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в котором указывается точная дата и время уничтожения бланка, должностные лица присутствующие при этом и способ уничтожения.

Особые случаи

Существуют особые случаи когда в формуляр необходимо внести запись о присвоении сотруднику нового разряда, класса или категории, в случае изменения юридического названия предприятия, изменению названия должности которую занимаем сотрудник. В случае внесения изменений в штатное расписание.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars 0,00, (оценок: 0)
Loading...
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий