Правила ведения и хранения трудовых книжек

Законодательные акты

Правовое регулирование вопросов, связанных с описываемым документом, правилами его ведения, хранения и других вопросов осуществляется в нескольких законодательных актах:

• Трудовом кодексе РФ.
• Постановлении Правительства РФ № 225 “О трудовых книжках” (2003г.).
• Инструкции по заполнению трудовых книжек (2003 г.).

Трудовым кодексом определяется статус рассматриваемого документа, обязанность по его оформлению возлагается на работодателя, перечисляются сведения, вносимые в книжку.

В двух последующих документах конкретизируются вопросы ведения, учета, хранения и другие, связанные с данным документом.

Кому обязаны выдать данный документ

Каждому работнику, при условии отработки им более 5-ти дней у работодателя, должна быть оформлена трудовая книжка. Условие: работник должен быть принят на основную работу. Исключение: работодатель – физ. лицо, и не является предпринимателем.

Гражданину, работа которого является работой по совместительству, следовательно, данный документ оформляется по основной работе.

Оформить данный документ за счет организации должны в случаях:

• первичного приема на работу;
• утраты или порчи;

Правила ведения

В Постановлении о трудовых книжках подробно регламентируются нюансы, связанные с ведением данного документа на каждого работника.

Установлено, что в книжку должны вноситься сведения:

• личные данные;
• выполняемая работа, в том числе переводы на другое место;
• увольнения;
• награждения;

Запись о прекращении работы по любому основанию должна точно следовать формулировке ТК РФ (часть, пункт, статья).

В раздел о поощрениях заносят записи о наградах как государственных, так и произведенных самой организацией-работодателем (кроме поощрений на регулярной основе, согласно нормативным актам самой организации).

В случаях утраты (пропажа, кража, пришла в негодность и т. д.) работнику по его заявлению выдается дубликат книжки. В него включают сведения о:

• общем стаже работы;
• непрерывном стаже работы;
• о последнем месте работы (в том числе награждениях);

Запись о приеме и об увольнении

Для записей о работе предназначен третий раздел трудовой. Он представляет собой табличную форму с графами.

Для того чтобы произвести запись, вначале вносят название организации (учреждения). Нумерацию ее не производят. Название должно полностью совпадать с уставным наименованием, содержать указание на форму организации в соответствии с Гражданским кодексом (к примеру, Закрытое акционерное общество). Допускается проставление штампа (если он имеется).

Затем вносят:

• порядковый номер записи;
• дату приема (арабскими цифрами);
• саму запись с указанием должности, профессии (как предусмотрено штатным расписанием);
• дату и номер приказа о принятии на работу;

Пример записи о приеме:

При внесении записи об увольнении также вносят номер записи, дату увольнения (согласно приказу организации), саму запись в точном соответствии с положениями ТК РФ. Затем проставляется подпись лица, уполномоченного вести кадровое делопроизводство, заверенная печатью, а также подпись самого работника.

Исправления ошибок

Если обнаруживается, что в записях есть ошибки или неточности, их необходимо исправить в следующем порядке:

1. Присвоить порядковый номер записи.
2. Проставить дату признания записи недействительной (арабскими цифрами).
3. Сделать запись о недействительности записи № такой-то.
4. Прописать верную формулировку.
5. Указать документ, на основании которого вписаны верные сведения.

Ошибку на странице с личными сведениями исправляют, зачеркивая одной горизонтальной линией, с проставлением непосредственно над неправильной записью верной записи. При этом на чистой стороне обложки делают надпись: «Исправленному на «….» верить», и заверяется подписью.

Применение печати при заполнении трудовой книжки

Печать организации (или кадровой службы) ставится при:

• заполнении личных данных;
• записи о приеме на работу;
• переводе;
• признании записи недействительной;
• выдаче вкладыша;
• записи, заверяющей исправления;
• увольнении.

Работа по совместительству и внесение записей

Если гражданин посчитает необходимым внести запись о своей дополнительной работе, он обращается к работодателю, у которого является основным сотрудником, с документом, подтверждающим его совместительство (трудовой договор, копия приказа о приеме на работу).

Порядок занесения записи основным работодателем включает в себя:

• обращение работника с заявлением;
• предоставление документа, подтверждающего дополнительную работу;
• издание приказа по организации о занесении такой информации в трудовую;
• внесение и заверение записи;

В случае увольнения работника-совместителя запись вносится аналогично записи о приеме (основным работодателем).

Вкладыш

Если хотя бы один из разделов книжки заполнен полностью, и нет места для внесения последующих записей, в нее вшивается вкладыш (оформляется работодателем).
Без самой книжки вкладыш не действует, и после вшивания в книжку он ведется в общем порядке. О выдаче вкладыша внутри обложки обязательно проставляют запись «Выдан вкладыш №», которую необходимо заверить подписью и печатью.

Учет книжек на предприятии

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, и у каждого руководителя должен быть разработан и соблюдаться режим их учета и хранения.

Для этого должны быть заведены и вестись:

• Приходно-расходная книга по учету бланков;
• Книга учета движения трудовых.

Одну оформляют сотрудники бухгалтерии, а вторую – кадровик или лицо, на которое приказом возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства в организации.

По заявке кадровика, ему выдаются бланки трудовых и вкладышей. Ежемесячно должен составляться отчет о наличии бланков. Испорченные экземпляры уничтожаются комиссионно с составлением акта.

В книге учета движения отражаются сведения о переданных от работников книжках, вновь выданные книжки сотрудникам, делаются отметки о книжках, отданных на руки при увольнении. Обе книги должны быть прошиты и скреплены печатью, иметь нумерацию.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки – документы строгой отчетности. В любой организации должно быть разработано положение об их хранении и учете. Ответственность за хранение обычно возлагается на кадровика, или другое лицо, ведущее кадровое делопроизводство.

Книжки, не полученные по каким-либо причинам гражданами, должны находиться у кадровика в продолжение 2-х лет, затем передаваться в архив организации (где хранятся 50 лет).

Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Ответственным за правильность оформления и сохранность этого важнейшего документа выступает работодатель. Руководитель обычно не ведет лично кадровое делопроизводство, а принимает работника согласно штатному расписанию, или возлагает обязанности по кадровой работе на одного из сотрудников организации. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей возможно наложение мер ответственности, предусмотренных Трудовым кодексом.

Несоблюдение порядка ведения трудовых книжек – административное правонарушение, за которое возможно наложение штрафа на должностных лиц организации, а при повторном нарушении тех же норм Административного кодекса – мера ответственности в виде дисквалификации до трех лет.