Как правильно подписывать книгу учета движения трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек

Для всех компаний, где ведутся книги учёта, предусмотрена специальная форма заполнения. В ней ведётся регистрация, когда была создана или получена трудовая книжка. В обязанности работодателя входит регистрирование трудовых книжек. Принимаются в учёт все книжки и уже наёмных работников и тех, кто только начинает трудоустраиваться. В журнале записываются трудовые книжки, которые поступили, а также их последующее перемещение.

Расходы компании, которые предполагают покупку чистых бланков или вкладышей трудовых книжек документируются в специально прикреплённой книге. Хранение такого журнала составляет 75 лет.

Ответственное лицо

Работодателем или по приказу назначается ответственный по ведению журнала учёта трудовых книжек.

Перед назначением обязательное прохождение следующих пунктов:

1. Краткое ознакомление с правовыми нормами.
2. Составление приказа о назначении ответственного со следующим заполнением:
   • Фамилия, имя и отчество того, кто назначает ответственного.
   • Какие следует соблюдать обязанности к журналу.
   • Данные назначенного сотрудника на определённую должность.
3. В журнале делается регистрация о приказе.
4. Работник должен ознакомиться с приказом.
5. Составления акта о передаче учёта ведения трудовых книжек от сдавшего обязанности к принявшему обязанности.

Требования к книге учёта

Оформление журнала иметь несколько требований, которые выполняются в независимости от величины компании:

• Ввиду того что журнал хранится долгое время, его переплёт должен быть твёрдым, страницы прошиваются нитками.
• Все листы пронумерованы. Прошитые страницы закрепляются на последнем листе. Листком бумаги заклеиваются концы шнура.
• Наличие пломбы или сургучной печати. Концы шнура, обложка, край листа бумаги фиксируются печатью. Концы шнура, которые выступают пломбируются.
• Обязательное наличие подписи лица, которое ответственное за журнал, с указанным количеством пронумерованных и прошнурованных страниц.

Правила отражения сведений в книге учёта

Заполняя регистрационные записи в книгу учёта, ответственный по учёту обязан хорошо знать и делать правильное заполнение.

Книга учёта содержит 13 граф, заполняя её следует придерживаться порядка заполнения.

• I графа – запись трудовой книжки под порядковым.
• II, III, IV графы – содержат информацию о дате, месяце и годе, когда был оформлен сотрудник на работу.
• V графа – без сокращений пишется фамилия, имя и отчество работника.
• VI графа – информация о серии и номере трудовой книжки.
• VII графа – должность или какие функции будет исполнять работник.
• VIII графа – название подразделения, куда устраивается сотрудник.
• IX графа – указывается документ с датой и номером на основе которого работник оформляется.
• X графа – роспись от работника отдела кадров, который принимает книжку от сотрудника, устраивающегося на работу.
• XI графа – если компания выделяет сотруднику бланк, тогда сотрудник должен возместить сумму, которая была потрачена на покупку. В этой графе указывается сумма средств, которую оплатил работник.
• XII графа – если увольняется сотрудник, указывается дата выдачи трудовой книжки.
• XIII графа – работник, который увольняется подписью подтверждает факт о том, что ему была выдана трудовая книжка.

Как подписывать книгу учёта движения трудовых книжек

Примерное заполнение книги учёта с примером, когда трудовая книжка выдаётся на руки.

Порядок исправления ошибок в книге учёта трудовых книжек

Случаются неприятные моменты, когда в каких-либо документах допускаются ошибки. Во избежание подобных ситуаций следует знать, как исправлять ошибки, которые также случаются в книге учёта трудовых книжек.

Распространённые ошибки в книге учёта и их исправление.

1. Неправильное написание личных данных. К примеру, фамилия Друщенко была записана как Трущенко. Вместо даты, которая указана по паспорту 7 октября 1987 г., запись 7 ноября 1987г. Если были сделаны ошибки на первой странице, такой бланк считается испорченным и заполняется новый.
2. Когда данные о работнике пишутся на слух, а не с документа. Кадровый сотрудник обязан заполнять главную страницу книжки сотрудника, который только устраивается с паспорта.
3. Случаи, когда на главной странице стоит неразборчивая подпись. Ставится не личная подпись, а фамилия с разборчивым почерком.
4. На первом листе отсутствует печать. Обнаруживши такую нелепость, человеку следует обратиться на предприятие, где он получил данный документ.
5. Во вкладыш не внесли какие-либо изменения. Если трудовая книжка имеет вкладыш, тогда изменения переносятся и на первую страницу вкладыша.
6. Сделаны записи ручками цветного цвета. Любые цвета кроме черного, синего и фиолетового цвета недопустимы при заполнении книжки.
7. Организация написана с ошибкой. Тогда пишется, что была допущена ошибка и пишется правильное название.
8. Неверно указаны даты приёма на работу. Шесть арабских цифр 21.03.09. или римскими. Записи дат ведутся только арабскими цифрами. Например, зачислен на работу 13 декабря 2012 года, а записать надо 13.12.12.
9. Слово было написано сокращено. В трудовых книжках неприемлемы сокращения.
10. Внесены не во время записи о приёме или переводе на другую работу. В недельный срок выполняется запись о приёме или переводе. Увольнение записывается в тот же день.
11. Книжка хранится у работодателя, который является физ. лицом. Если работа связана с предоставлением услуг, таких как повар, няня, водитель, тогда трудовая книжка хранится только у работника.
12. Физ. лицо заполняет первый раз титульный лист, новую книжку. Этот документ вправе заполнять только кадровый специалист, который имеет право выдавать трудовые книжки.
13. Трудовые книжки с чистыми бланками хранятся в сейфах кадровых работников. Бухгалтерия вправе сохранять эти документы. Выдаются после подачи заявки лицом, которое несёт ответственность за трудовые книжки.

Любое предприятие, компания обязана вести книгу, в которой регистрируются трудовые книжки.

Всегда назначается человек, который отвечает за этот документ.

Выполнять записи, следует внимательно, чтобы не допускать ошибок и опечаток.

При допущении ошибок трудовая книжка аннулируется или же возможны варианты исправления ошибок.

Трудовые книжки хранятся в компании, если её представляет юридическое лицо. Во всех остальных случаях документ находится у работника.

При повреждении записей или утере трудовой книжки, следует обращаться на то предприятие, где регистрировалась трудовая книжка и с книги учёта будут возобновлены записи и трудовой стаж не прервётся.